Online rezervacije
Uvod
Tipičan slučaj: vlasnik neke uslužne djelatnosti (frizer, pediker, solarij, i slično), zadovoljan svojom novom web stranicom želi unaprijediti svoje poslovanje tako da omogući svojim klijentima naručivanje svojih usluga i putem interneta.
"Želimo omogućiti našim klijentima da se predbilježe/naruče/rezerviraju za našu uslugu online, treba samo napraviti obrazac da se odabere datum, vrijeme, radnik i da se ti podaci proslijede na odgovarajuće mjesto" - zvuči jednostavno, zar ne?
Datum
Poduzeće koje pruža usluge ne radi svaki dan (osim u specijalnim slučajevima) - nedjeljom i praznicima je zatvoreno. Nedjelje nisu problem - zna se točno koji dan je nedjelja, a koji nije. Praznici su već malo složeniji: npr 1.5 (Praznik rada) ili 1.1 (Nova godina) svake su godine isti, no Uskršnji ponedjeljak nije... ili ako se promijeni datum državnog praznika. Znači nije svake godine isti datum - praznici se moraju unositi za svaku godinu pojedinačno:
Vrijeme
Poduzeće ima i određeno radno vrijeme - recimo od 08 do 20h, znači dostupni su nam termini između 8 ujutro i 20 navečer. Osim subotom naravno, kad se radi od 8 do 14h ... ili ako je radnik na pauzi ... i, naravno, termini nisu u trajanju od jednog sata nego traju 45 min. Znači, treba definirati radno vrijeme za svaki dan u tjednu sa trajanjem pojedinog termina:
Radnik
Klijenti bi, naravno, trebali imati i mogućnost odabira sebi omiljenog radnika/ce - znači treba definirati, osim točnog datuma i vremena dostupnosti termina, i koji radnik je dostupan, što je također varijabilno (bolesti, godišnji odmori, promjene radnika itd), pa se tako definiraju i smjene - kojeg dana od kada do kada koji radnik radi:
I to je to!
Pa, skoro. Treba također uzeti u obzir da postoje i drugi kanali rezervacije (telefonski, osobno, itd) pa treba i tako rezervirane termine uzeti u obzir. Nema smisla da netko rezervira neki termin dana tog i tog kod radnika tog i tog preko interneta, a isti taj termin je već rezerviran preko telefona, zar ne?
Znači, koji god trenutno sistem rezervacija termina postoji (post-it papirići, glava, roza/plava/crna bilježnica, excel tablica itd...) treba ga preslikati (ili premjestiti) u bazu na webu, tako da svaka rezervacija bude unijeta i točni podaci o nekom terminu dostupni posjetiocu web stranica:
Jesmo li sada gotovi?
Apsolutno! Sa back end dijelom - ovo su samo podaci koji su potrebni da se posjetiocu prenese točna informacija o dostupnosti radnika/termina ne bi li posjetilac mogao rezervirati neki termin. Treba još samo riješiti par pitanja:
- rezervacija preko interneta - obzirom da je de facto anonimna, treba uspostaviti nekakav mehanizam provjere da su:
a) podaci unijeti prilikom rezervacije stvarni i
b) osoba koja je došla na zadani termin stvarno i osoba koja ga je rezervirala:
što se rješava na sljedeći način:
a) prilikom rezervacije obavezno je ostaviti broj telefona, na koji se pozivom provjerava rezervacija, te se ista potvrđuje ili otkazuje, i:
b) prilikom rezervacije se izračuna jedinstveni kontrolni broj koji se pošalje na unijetu e-mail adresu (također obaveznu) klijentu, koji je obavezan/na predočiti ga zaposlenicima prilikom dolaska na rezervirani termin.
Sada, konačno, na webu imamo sve potrebne informacije da se omogući točna i pouzdana rezervacija termina posjetiocima web stranice te sustav koji omogućuje sigurno i pouzdano naručivanje - i, u većini slučajeva, superioran je postojećem (lokalnom) sustavu naručivanja, koji time nije više potreban!
Primjer naručivanja od strane klijenta
Korak 1:
Odabir željenog datuma (koji nije nedjelja i radni dan, i u budućnosti je, ali u sljedećih, recimo, 30 dana - nema smisla rezervirati termin za jučer):
Nakon odabira željenog datuma, u koraku broj 2, posjetiocu se prikažu radnici (definirani u smjenama) dostupni za taj dan, zajedno sa pripadajućim slobodnim terminima (definirani u rezervacijama), znači odabire se neki slobodan termin nekog radnika (koji radi taj dan):
Nakon što posjetilac ispuni sva potrebna polja, na unesenu e-mail adresu se automatski šalje e-mail poruka sa detaljima rezerviranog termina i kontrolnim brojem. Također se e-mailom šalje kopija rezervacije i odabranim administratorima, a u pregledu rezervacija prikazana je ta rezervacija i omogućuje se administratoru zaduženom za provjeru rezervacija kontakt sa posjetiocem te potvrđivanje ili otkazivanje rezervacije.
Zaključak
Kao što se vidi iz gore navedenog, online rezervacija termina sve je samo ne jednostavna - te se treba prilikom same implementacije ideje sagledati cijeli sustav naručivanja sa svim specifičnostima koje variraju od slučaja do slučaja. Varijacije i daljnja nadogradnja sustava su također mogući - na primjer specijalizacija određenih radnika (određeni radnici mogu odraditi neku specijalnu vrstu usluge, neki drugi ne) ili više salona (jedno poduzeće sa više salona na istoj web stranici). Korištenje ovakvog back-end sistema za naručivanje također omogućuje i neke druge interesantne mogućnosti za voditelje poslovanja:
- obzirom da su svi podaci o rezervacijama/terminima već spremljeni u bazi podataka, postoji mogućnost izrade izvještaja po željenim parametrima,
- uvid u rezervacije sa udaljenog mjesta - obzirom da se rezervacije nalaze na web serveru, mogu se pogledati sa bilo kojeg mjesta gdje postoji pristup internetu,
- mogućnost implementacije loyalty programa za klijente (nagradni bodovi, popust na svaki X termin itd.)